Wordt het programma Activa-register invoeren opgestart vanuit het programma Boeken, dan wordt in dit veld het nummer voorgesteld volgens de instelling in het veld "Activanummers vanaf" in de tabel Grootboek - onderdeel Activa

• Ieder activum dient ingevoerd te worden met een uniek nummer. Hoewel het toekennen van activanummers vrij is, verdient het aanbeveling om uw activa een herkenbare nummering mee te geven. Bijvoorbeeld gebouwen vanaf activumnummer 10, de inventaris vanaf activumnummer 100, de bedrijfswagens vanaf activumnummer 4000, etc.

Houdt rekening met:

• Uitbreiding van uw activa
  Houdt rekening met mogelijke uitbreiding van uw activa. Een gestructureerde indeling bevordert het overzicht en biedt bovendien de mogelijkheid een overzicht te genereren gesorteerd op activumnummer. 
• Nivo activa
  Om tussentellingen te tonen in activa-rapportage kunnen nivo-activa ingevoerd worden. Laat in de nummering ook ruimte voor de nivo-activa.

Wordt het programma Activa-register invoeren opgestart vanuit het programma Boeken, dan wordt in dit veld de Omschrijving van de boekingsregel voorgesteld

• De tweede identificerende waarde van een activum is de zoeksleutel. Heeft u bijvoorbeeld een wagenpark, waarbij de verschillende merken van elkaar gescheiden moeten worden, dan zou de zoeksleutel kunnen beginnen met de merknaam (bijvoorbeeld mercedes), gevolgd door het type en kenteken van de auto.
• De zoeksleutel kan maximaal 20 posities lang zijn.

Dit veld is beschikbaar als in de tabel Basis Activa-register gekozen is voor Fiscale afschrijving of Commerciele afschrijving in het veld Afschrijvingsgrondslag

• Kies de grondslag voor dit activum. De keuze heeft gevolgen voor het aantal jaren waarover het activum kan worden afgeschreven.
• De waarde in dit veld wordt voorgesteld vanuit de instelling voor "Afschrijvingsgrondslag" in de tabel Basis Activa-register. Hier kan desgewenst per activum van worden afgeweken door hier een andere keuze te maken.
• Kies Beide om ...
• Kies Commercieel om ...
• Kies Fiscaal om ...

• Het getal in dit veld bepaalt de volgorde waarin de activa op rapporten worden afgedrukt.
• Voorbeeld
  U wilt de gebouwen altijd als eerste op het Activa-overzicht afdrukken, daarna de voertuigen en daaronder het meubilair. In dit veld kunt u 0 t/m 99 invoeren. Het activum met het laagste cijfer zal als eerste op het rapport worden afgedrukt. Bij geen of gelijke groepscodes worden de activa op volgorde van zoeksleutel afgedrukt.
• U kunt de waarde in dit veld altijd wijzigen.

Wordt het programma Activa-register invoeren opgestart vanuit het programma Boeken, dan wordt in dit veld de Omschrijving van de boekingsregel voorgesteld

• In dit veld kan de volledige omschrijving van het activum ingevoerd worden. De omschrijving kan maximaal 40 posities lang zijn.

Kies hier het type activa dat wordt ingevoerd. Het type stelt o.a. de afschrijvingsduur i jaren voor. Ook kunnen activa op type gesorteerd worden.

Wordt het programma Activa-register invoeren opgestart vanuit het programma Boeken, dan wordt in dit veld de Opmerking van de boekingsregel voorgesteld

• Ruimte om een opmerking aan het activum toe te voegen. De opmerking kan geraadpleegd worden in dit programma.

• Het aanzetten van de blokkering zal tot gevolg hebben, dat de afschrijvingen van het betreffende activum standaard niet meer doorgeboekt kunnen worden.
• Let op: Bij het verwerken van de nieuwe en/of periodieke activa afschrijvingen is er een optie om ook de geblokkeerde activa door te boeken.

Bijvoorbeeld: Aangeschafte activa (auto) heeft een nivo getal 0. Een tussentelling (subtotaal van auto's) maakt u door een activum (wagenpark) aan te maken met het nivo getal 1, welke alle voorgaande ingevoerde activa (auto's) met nivo getal 0 totaliseert.

Zet deze optie aan om de afschrijvingen op het activum automatisch af te ronden op hele bedragen.

Zet deze optie uit om de afschrijvingen op het activum tot op de cent nauwkeurig te berekenen.

Let op: De datum in het veld "Datum eerste afschrijving" bepaalt vanaf welke datum KING Finance afschrijvingen moet gaan berekenen en uiteindelijk doorboekt naar de financiële administratie.

• Wordt het programma Activa-register invoeren opgestart vanuit het programma Boeken, dan wordt in dit veld de datum van de eerste afschrijving automatisch bepaald op basis van de Aanschafdatum
• Invoeren nieuw activum
  De eerste afschrijvingstermijn mag alleen per de eerste periode of medio periode beginnen. Alle opvolgende afschrijvingstermijnen worden per de eerste van een periode aangemaakt en kunnen uiteindelijk worden doorgeboekt.
• Invoeren bestaand activum
  Let op: Bij bestaande activa, geeft u hier de datum op waarop historisch gezien de afschrijvingen zijn begonnen. KING Finance zal alle afschrijvingstermijnen berekenen vanaf de historische datum en tonen in de afschrijvingsstaat. Er kunnen alleen afschrijvingstermijnen vanaf de ingebruikname van het Activa-register worden doorgeboekt naar de financiële administratie. De historische afschrijvingstermijnen dienen reeds verwerkt te zijn in de administratie.
• Eerste afschrijving voor de aanschafdatum
  Let op: Deze datum kan liggen voor de aanschafdatum. Een activum gekocht op 2 februari, mag worden afgeschreven vanaf de 1ste februari. Gangbaar is het, dat als deze mogelijkheid wordt gebruikt , dat het omslagpunt ligt op de 15de van de maand.
  Dus een aanschaf op de 14de februari wordt afgeschreven vanaf 1 februari, en een aanschaf op de 16de februari wordt afgeschreven vanaf 15 februari. Als de afschrijvingsdatum voor de aanschafdatum valt toont iMUIS een waarschuwing. In de waarschuwing wordt de "eerst mogelijke datum afschrijving" voorgesteld. U kunt deze overnemen in dit veld.
• Wanneer wordt de afschrijvingsboeking geboekt?
  De afschrijvingboekingen worden altijd op de laatste dag van de laatste periode van de termijn geboekt. Bij aanschaf tijdens een termijn (bijvoorbeeld) halverwege het jaar zal de eerste afschrijving het evenredige deel van een volledig afschrijving bedragen.
  Voorbeeld Als een activum is aangeschaft in periode 2, en de termijn "jaar" is, dan wordt van het eerste jaar het evenredige deel afgeschreven. Het evenredig deel van de afschrijving wordt op 31-12 wordt geboekt.
• Een Activa-register beginnen met bestaande activa

Wat is herinvesteringsreserve?
Boekwinsten bij verkoop van bedrijfsmiddelen(duurzame en niet duurzame) kunnen onder gestelde voorwaarden (zie Belastingdienst - Artikel 3.54 Wet Inkomstenbelasting 2001) worden gereserveerd met het oog op herinvesteringen in een of meerdere nieuwe bedrijfsmiddelen.

Voor gedetailleerde informatie neem s.v.p. contact op met de Belastingdienst en/of uw belastingadviseur.

Voorbeeld 1
Ondernemer X verkoopt een bedrijfsmiddel met een boekwaarde van 20.000 euro
voor 21.000 euro. De boekwinst ad 1.000 euro wordt geboekt als herinvesteringsreserve.
Voorts wordt een nieuw bedrijfsmiddel aangeschaft voor 25.000 euro en mag de
gereserveerde 1.000 euro worden afgeboekt op de aanschafwaarde.

Let op: De afboeking van de herinvesteringreserve mag niet ertoe leiden, dat de boekwaarde van het nieuwe bedrijfsmiddel waarin is geherinvesteerd lager wordt dan de boekwaarde van het verkochte bedrijfsmiddel.

Voorbeeld 2
Ondernemer X verkoopt een bedrijfsmiddel met een boekwaarde van 20.000 euro
voor 21.000 euro. De boekwinst ad 1.000 euro wordt geboekt als herinvesteringsreserve.
Voorts wordt een nieuw bedrijfsmiddel aangeschaft voor 18.000.
Nu is de waarde van het nieuwe bedrijfsmiddel lager dan de boekwaarde van het
verkochte bedrijfsmiddel en mag de herinvesteringsreserve niet worden afgeboekt
op de aanschafwaarde.

• Voor bedrijfspanden in eigen gebruik is afschrijven tot 50% van de WOZ-waarde toegestaan
  Voorbeeld: een pand in eigen gebruik, dat is aangekocht voor 1.000.000 en dat een WOZ-waarde heeft van 800.000, moet minimaal een residuwaarde van 400.000 hebben (50% van 800.000 = 400.000).
• Voor bedrijfspanden ter belegging is afschrijven tot 100% van de WOZ-waarde toegestaan
  Voorbeeld: een pand in eigen gebruik, dat is aangekocht voor 1.000.000 en dat een WOZ-waarde heeft van 800.000, moet minimaal een residuwaarde van 800.000 hebben (100% van 800.000 = 800.000).

De waarde in dit veld wordt meegenomen in de berekening die controleert of de residuwaarde (zie hieronder) niet te laag is.

• Het begrip residuwaarde ofwel restwaarde wordt gebruikt om de (verwachte) waarde aan te geven van het activum aan het eind van de afschrijvingstermijn.
• Indien gekozen u heeft gekozen voor de variabele afschrijvingsmethode, dan zal het totale bedrag van de nog te verdelen afschrijvingen automatisch in dit veld geplaatst worden op het moment dat u het activum opslaat.
• Heeft u bijvoorbeeld als aanschafwaarde 10.000,- en als initiële afschrijving 2.500,- ingevuld, dan zal KING Finance het verschil ad 7.500,- in eerste instantie als residuwaarde aanhouden. De werkelijke residuwaarde wordt vastgesteld als de variabele bedragen verdeeld zijn over de diverse jaren. Verdeelt u 7.000,- over vier jaar, dan blijft uiteindelijk als residuwaarde 500,- over.
• Residuwaarde aan regels gebonden
  Heeft u bijvoorbeeld een auto aangeschaft en wordt deze auto in vijf jaar afgeschreven, dan moet bepaald worden wat over vijf jaar de verwachte verkoopwaarde van de auto is. Het bedrag dat uit de prognose naar voren komt, moet in dit veld vastgelegd worden.
• Residuwaarde van onroerende zaken
  Zie de uitleg bij het veld "WOZ waarde" hierboven voor uitleg over de residuwaarde van onroerende zaken activa.

Voorbeeld: Als de looptijd 3 jaar is en de termijn waarop wordt afgeschreven is "maand", dan zullen er bij het opslaan van het activum 36 (3 jaar x 12 maanden) afschrijvingsboekingen gegenereerd worden.

NB De afschrijvingsboekingen worden altijd aangemaakt op de laatste dag van de termijn. Als de termijn "Jaar" is, en het aantal periodes van de administratie 12, dan worden de jaarlijkse afschrijvingsboekingen in periode 12 geboekt.

• Variabel bedrag/percentage
  Bij deze afschrijvingsmethode voert u zelf - per boekjaar - de afschrijvingsbedragen of percentages per periode in. Voor het invoeren van deze bedragen gebruikt u de tabel Variabele afschrijvingen.
• Vast bedrag/percentage van de aanschafwaarde
  Als deze afschrijvingsmethode geselecteerd wordt, zal KING Finance zelf berekenen welk bedrag of percentage per periode afgeschreven wordt. Dit gebeurt aan de hand van de gegevens, die in de velden Aanschafwaarde, Looptijd (in jaren), 'Initiële afschrijving' en 'Residuwaarde' ingevoerd worden. Het is bij deze methode niet mogelijk handmatig aanpassingen in te brengen voor één of meer periodes. Hieronder treft u een voorbeeld aan van deze afschrijvingsmethode.

Zodra er één afschrijvingsregel van het activum doorgeboekt is naar de financiële administratie, vervalt de mogelijkheid om de afschrijvingsmethode te wijzigen.

Voorbeeld: Afschrijven met vast bedrag/percentage van de aanschafwaarde

Aanschafwaarde: 10.000,-- Looptijd in jaren: 4 Initiële afschrijving: 1.500,-- Residuwaarde: 500,--

Berekening termijnbedrag
Voor de berekening van het termijnbedrag hanteert KING Finance de volgende formule:
(Aanschafwaarde - Initiële afschrijving - Residuwaarde) : Looptijd = Termijnbedrag.
Met de getallen uit het voorbeeld zal dit resulteren in: (10.000 - 1.500 - 500) : 4 jaar = 2.000,--

Berekening afschrijvingspercentage
Tegelijkertijd met de berekening van het bedrag wordt ook het percentage berekend. Dit gebeurt met de volgende formule:
[Afschrijvingsbedrag (per jaar) : Aanschafwaarde ] x 100% = x%, waarbij x% = Afschrijvingspercentage per jaar.
Met de getallen uit het voorbeeld zal dit resulteren in: (2.000 : 10.000,-) x 100% = 20%

• Vink deze optie aan om dit activum akkoord te verklaren. In het overzicht van activa wordt het veld Akkoord groen met de tekst "Ja".
• Vink deze optie uit om het activum niet akkoord te verklaren. In het overzicht van activa wordt het veld Akkoord rood met de tekst "Nee". Als een activum op "Akkoord: Nee" staat dan kunnen er geen activaboekingen naar de financiële administratie worden doorgeboekt voor dit activum.
• Bij een nieuw handmatig ingevoerd activum staat deze optie standaard aangevinkt.
• Bij een nieuw automatisch ingevoerd activum (vanuit een boekingsregel) staat deze optie uitgevinkt.

• Vink deze optie aan om dit activum gecontroleerd te verklaren.
• Vink deze optie uit om dit activum niet gecontroleerd te verklaren.
• Het veld Gecontroleerd geeft in het overzicht van activa in tekst [ja/nee] en kleur [groen/rood] aan of de accountant het activum wel/niet gecontroleerd heeft. Standaard staat dit veld op "Gecontroleerd: Nee".

Methode 1: Direct afboeken op grootboekrekening activa
Als u de vermindering van de balanswaarde rechtstreeks op de activarekening (bijvoorbeeld Inventaris) af wilt boeken, kunt u in dit veld het nummer of de zoeksleutel van deze rekening vastleggen. Een nadeel van deze methode is het feit, dat de aanschafwaarde van de activa niet meer afgelezen kan worden uit de grootboekadministratie. De rekening wordt immers verminderd met de afschrijvingen, zodat het getoonde saldo betrekking heeft op de boekwaarde. De journaalpost die hieruit voortvloeit, is:

Afschrijvingskosten Inventaris (Lasten) 2000,--
Aan Inventaris (Activa) 2000,--

Methode 2: Afboeken op afschrijvingsrekening balans
Bij de tweede methode wordt gebruik gemaakt van een extra grootboekrekening voor de vermindering van de balanswaarde. U creëert in deze situatie een extra grootboekrekening op de balans, waarop de afschrijvingen verzameld worden. Dit heeft als voordeel, dat zowel de aanschafwaarde als het totaal van de afschrijvingen zichtbaar blijven in de grootboekadministratie. De journaalpost voor deze methode ziet er als volgt uit:

Afschrijvingskosten Inventaris (Lasten) 2000,--
Aan Afschrijving inventaris (Passiva) 2000,--

Maakt u gebruik van de tweede methode, dan moet u in dit veld de grootboekrekening "Afschrijving inventaris (Passiva)" invoeren.

Voor beide methodes geldt, dat de grootboekrekening een code "Activa" of "Passiva" moet hebben.

Indien deze rekening (abusievelijk) gebruikt wordt in het Boekingsprogramma, zal een waarschuwing worden getoond welke aangeeft dat deze rekening gebruikt wordt in het Activa-register.

Zie de help bij het veld "Ten laste van herinvesteringsreserve" op deze pagina voor uitleg en voorbeelden van gebruik over herinvesteringsreserve.

Indien deze rekening (abusievelijk) gebruikt wordt in het Boekingsprogramma, dan zal KING Finance een waarschuwing tonen, dat deze rekening in gebruik is door het activa-register.

U kunt hier ook een activa- of passivarekening selecteren.

Voorbeeld gebruik van activa/passiva rekening: Het kan zijn dat bijvoorbeeld een vrachtwagen voor meer wordt verkocht als waarvoor hij op de balans staat. Voor EUR 6000,- op de balans en voor EUR 14000,- verkocht.

Op deze grootboekrekening worden de desinvesteringsjournaalposten automatisch geboekt.